1/ Établir des règles de base
Même si les membres de l’équipe travaillent à distance, ils doivent néanmoins faire preuve d’un ensemble de comportements acceptables. C’est d’ailleurs même plus valable pour les équipes virtuelles :
- Plage d’horaire pendant laquelle les membres de l’équipe sont joignables
- Présence aux réunions virtuelles obligatoires
- Se connecter à l’heure, dans la mesure du possible.
- Avoir le droit de s’exprimer librement.
- Ecouter et respecter tous les points de vue.
2/ Ajuster et faire des compromis sur les horaires
Ce qui vous convient ne convient pas toujours aux autres membres de l’équipe. Il est important de déterminer les plages horaires durant lesquelles vous pouvez être contacté en télétravail, ainsi que de définir les droits au temps de pause, de déjeuner et de déconnexion.
3/ Créer une cohésion d’équipe avec des objectifs en commun
Les membres de l’équipe doivent savoir et comprendre ce qu’ils font ensemble au-delà de leur propre rôle et travail. S’ils savent qu’ils font partie d’une équipe travaillant sur des objectifs et des résultats communs, ils auront tendance à se sentir mieux dans leur travail et à être plus actifs dans leur collaboration avec les autres membres de l’équipe.
4/ Utiliser les bons outils
La technologie est là pour soutenir les équipes virtuelles. Cela comprend l’accès rapide à Internet, l’audio/visio conférence, les logiciels de collaboration et les répertoires partagés.
5/ Chercher des occasions de socialiser
Il est plus difficile pour des équipes virtuelles d’interagir entre elles : il est donc important pour un manager de chercher des moyens pour créer et maintenir des liens.
6/ Etre attentif aux différences culturelles
Il est possible qu’une équipe virtuelle pense et agisse de la même manière. Cependant, de plus en plus d’équipes virtuelles sont composées de personnes de plusieurs pays et de cultures différentes. Si vous êtes le manager d’un telle équipe, assurez-vous de bien comprendre les différences dans la façon dont les gens travaillent et se comportent.
7/ Communiquer
Vous devez être très proactif dans vos communications pour vous assurer que tout le monde comprend ce qui est attendu. Les gens peuvent commencer à se sentir isolés s’ils ne reçoivent pas de communications régulières. Il est déjà assez difficile de tenir tout le monde informé sur un projet quand tout le monde se trouve dans un même lieu (open space ou bureaux).
Il est donc impératif de vous assurer que l’information circule au sein d’une équipe 100% virtuelle, pour permettre à chacun de se sentir inclus, quel que soit son lieu de travail.
